Fondaction est soucieux d’assurer la protection de la vie privée des gens et la confidentialité des renseignements personnels qu’il recueille, détient et utilise dans le cadre de sa relation d’affaires avec ses parties prenantes.
À cette fin, le Fonds s’est doté d’une politique sur la confidentialité et la protection des renseignements personnels (la Politique) qui s’inscrit dans le cadre de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Dans ce cadre, les renseignements personnels sont des renseignements qui concernent une personne physique et permettent, directement ou indirectement, de l’identifier.
La Politique s’applique aux différentes activités de Fondaction et à toute personne qui interagit avec le Fonds, que ce soit par exemple en tant qu’actionnaire, utilisateur du site web, ou encore candidat à l’embauche.
Fondaction limite la collecte de renseignements personnels à ceux qui sont raisonnablement nécessaires à l’atteinte des objectifs pour lesquels ils ont été recueillis.
Voici quelques-unes des sources de collecte de renseignements personnels :
Une personne n’est pas tenue de fournir à Fondaction ses renseignements personnels lorsqu’ils sont demandés, mais il se pourrait que Fondaction ne soit alors pas en mesure de lui fournir certains produits et services ou de traiter une demande, y compris l’émission d’actions de Fondaction à cette personne.
Ces informations permettent entre autres la création et la gestion d’un compte ainsi que la confirmation de l’identité de la personne. L’obtention de certains renseignements personnels peut aussi être nécessaire dans le cadre de la prévention de la fraude et de crimes financiers.
Fondaction peut utiliser des renseignements personnels pour des besoins généraux, par exemple :
Fondaction peut communiquer des renseignements personnels à des tiers comme des mandataires, prestataires de services afin, par exemple, d’effectuer la préparation d’états de compte ou de relevés fiscaux, la numérisation et le stockage de documents.
Lorsque Fondaction communique des renseignements personnels à des tiers, il prévoit par contrat, conformément à la loi, que les renseignements personnels communiqués ne doivent être utilisés qu’aux fins de la réalisation du contrat et qu’ils doivent bénéficier de mesures de protection raisonnables compte tenu, par exemple, de leur sensibilité, utilisation ou quantité.
En outre, Fondaction peut communiquer des renseignements personnels lorsque la loi le permet ou l’exige, comme dans le cas de communications à des fins fiscales à l’Agence du revenu du Canada ou à Revenu Québec ou encore auprès d’agences de prévention de la fraude.
À l’exception de certains cas particuliers, comme une demande de mise à jour d’un dossier d’actionnaire, toute demande d’accès, de rectification, de modification, de suppression ou toute forme de plainte ayant pour objet la protection des renseignements personnels doit être soumise par écrit à la personne responsable de la protection des renseignements personnels de la façon indiquée ci-dessous :
La personne responsable de la protection des renseignements personnels répond avec diligence à toute demande qui lui est adressée, généralement, dans les 30 jours de la réception de la demande écrite. Si la personne responsable ne peut pas donner suite, en tout ou en partie, à une demande qui lui est présentée, il en donnera la raison au demandeur.