Épargner
AGA 2024

29e assemblée générale annuelle des actionnaires

Le jeudi 19 septembre 2024 à 16 h 30

For English, see below

Voici les documents d’information relatifs à la 29e assemblée générale annuelle des actionnaires de Fondaction (« AGA ») :

Comment assister à l’AGA et y exercer mon droit de vote

Cette année, l’AGA se tiendra tiendra le jeudi 19 septembre 2024 à 16h30 à l’Édifice Wilder – Espace danse au Quartier des spectacles situé au 1435, rue de Bleury à Montréal, et en webdiffusion en direct à l’adresse https://web.lumiagm.com/456600006.

Vous aurez ainsi le choix d’assister à l’AGA en personne ou en ligne à l’aide de votre téléphone intelligent, de votre tablette ou de votre ordinateur. 

Dans les deux cas, vous pourrez poser des questions et soumettre vos votes en temps réel. 

Vous pourrez aussi envoyer vos instructions de vote avant la tenue de l’AGA en remplissant le formulaire de procuration qui se trouve dans le portail Fondaction de l’actionnaire ou que vous avez reçu s'il y a lieu. 

Pour participer et voter en personne 

À leur arrivée à l’AGA, tous les actionnaires et mandataires dûment nommés devront se présenter à la table d’inscription de Compagnie Trust TSX (« Trust TSX »). Un appareil permettant de voter lors de l’AGA leur sera remis. Si vous êtes actionnaire et avez déjà voté par procuration, vous pourrez toujours voter à l’AGA. Votre vote lors de l’AGA remplacera votre vote par procuration.

Pour participer et voter en ligne 

Les actionnaires et les mandataires dûment nommés et inscrits seront en mesure d’assister à l’AGA en ligne et d’y voter en temps réel, à condition d’avoir une connexion Internet et un numéro de contrôle et de suivre les instructions ci-dessous.

Assurez-vous que le navigateur Web de l’appareil que vous utilisez est compatible et que vous avez la plus récente version de ce navigateur. Voici une liste non exhaustive de navigateurs compatibles : Chrome, Edge, Safari et Firefox. Veuillez cependant ne pas utiliser Internet Explorer.

Nous vous recommandons d’ouvrir une session pour l’AGA au moins une heure avant le début de celle-ci.  

Comment voter en ligne 

Vous pouvez voter en ligne de deux façons : 

  • pendant l’AGA, par l’intermédiaire de la plateforme virtuelle; ou  
  • en envoyant votre formulaire de procuration, conformément aux instructions précisées sur ce formulaire.  

Pour accéder à la plateforme virtuelle  

Étape 1 : Ouvrir une session sur la plateforme virtuelle à l’adresse  https://web.lumiagm.com/456600006.
Étape 2 : Cliquer sur « J’ai un numéro de contrôle ».
Étape 3 : Entrer votre numéro de contrôle unique à 13 chiffres.
Étape 4 : Entrer le mot de passe « fondaction2024 » (sensible à la casse).

Si vous êtes actionnaire de Fondaction, le numéro de contrôle à 13 chiffres apparait sur votre formulaire de procuration disponible en accédant à votre compte sur le portail de Fondaction à l’adresse https://actionnaires.fondaction.com/ sous l’onglet « Mon dossier\Documents archivés\2024 ».

Veuillez prendre note que si, à titre d’actionnaire, vous avez nommé un mandataire pour exercer vos droits de vote et que vous utilisez votre numéro de contrôle pour accéder à l’AGA et que vous votez durant l’AGA, la procuration préalablement transmise à votre mandataire sera révoquée. Si vous ne souhaitez pas révoquer une procuration remise précédemment, vous ne devez pas voter lors de l’AGA. Vous pouvez tout de même assister à l’AGA en ligne en vous connectant en tant qu’invité.

Si vous êtes mandataire, mais que vous n’êtes pas actionnaire de Fondaction, un numéro de contrôle vous a été acheminé par courriel par Trust TSX après votre inscription comme mandataire auprès de Trust TSX. Si vous n’avez pas reçu ce courriel, cela veut dire que vous n’êtes pas inscrit comme mandataire auprès de Trust TSX. Vous ou l’actionnaire qui vous mandate devrez alors soit :

  • remplir le formulaire électronique disponible à https://www.tsxtrust.com/controle
    OU
  • communiquer avec Trust TSX au numéro 1 866 822-1237 (sans frais au Canada et aux États-Unis) ou au 514 285-8807 (autres pays)

au plus tard avant 17 h le lundi 16 septembre 2024 afin que Trust TSX puisse vous fournir un numéro de contrôle par courriel. Ce numéro de contrôle vous permettra de vous connecter et de voter à l’AGA. Sans un numéro de contrôle, vous ne pourrez vous connecter à l’AGA qu’à titre d’invité et il ne vous sera pas possible de voter.

Participer à l’AGA en tant qu’invité

Étape 1 : Ouvrir une session sur la plateforme virtuelle à l’adresse https://web.lumiagm.com/456600006.
Étape 2 : Cliquer sur « Je suis un invité ».
Étape 3 : Entrer votre prénom, votre nom et votre adresse courriel.

Le guide d’instructions intitulé « Guide pour participer et voter à l’AGA  » décrit les étapes pour se connecter à la plateforme ainsi que la procédure pour accéder aux documents de l’AGA, écouter la webdiffusion, poser des questions, proposer ou appuyer une résolution et voter.
Veuillez prendre note que la plateforme virtuelle de l'assemblée a été configurée en français pour Fondaction. Toutefois, certains champs seront affichés dans la langue de votre navigateur Web. Si votre navigateur est configuré en anglais, ces champs seront affichés en anglais.

Élection de deux membres du conseil d’administration issus de l'appel de candidature

Note : La période de mise en candidature est terminée

Les candidatures devront avoir été soumises et reçues par Fondaction au plus tard le vendredi 23 août 2024, à 17 h.

Comment poser ma candidature?

Dans un premier temps, prenez connaissance du document suivant intitulé « Processus de mise en candidature (PDF) » :

Ensuite, téléchargez le formulaire de mise en candidature suivant et remplissez-le à l’écran :

Une fois le formulaire de mise en candidature rempli, envoyez-le selon l’une des trois options suivantes :

  • Option 1 :
    Envoyez le formulaire sans signature à l’adresse courriel suivante : avislegal@fondaction.com.
    Dans un deuxième temps, vous recevrez une invitation de Fondaction pour signer votre formulaire à l’aide d’une signature numérique, et ce, par le biais d’un courriel et d’un texto.
  • Option 2 :
    Imprimez et signez à la main le formulaire et faites-en parvenir une copie numérisée par courriel à l’adresse suivante : avislegal@fondaction.com.
  • Option 3 :
    Imprimez, signez à la main et envoyez le formulaire par la poste à l’adresse suivante :
    Fondaction
    2175, boulevard De Maisonneuve Est, bureau 103
    Montréal (Québec) H2K 4S3

Note : Le formulaire doit être acheminé par courrier électronique ou par la poste et être reçu par Fondaction au plus tard le vendredi 23 août 2024 à 17 h. Pour plus de détails, veuillez-vous référer au document « Processus de mise en candidature » dont le lien apparait ci-dessus.

Pratiques environnementales et sociales

Fondaction atteint le niveau 4 de la norme en gestion responsable d’événements du Bureau de normalisation du Québec pour sa 29e assemblée générale annuelle des actionnaires.

Pour atteindre ce niveau de performance, des mesures ont été déployées en lien avec le choix des fournisseurs, la réduction et la réutilisation du matériel, la gestion des matières résiduelles, l’élaboration du menu, ainsi que la réduction et la compensation des émissions de gaz à effet de serre.

Niveau 4 atteint

  • 100 % de nos fournisseurs ont une succursale située à moins de 100 km du lieu de l’événement.
  • 88 % d’entre eux ont un programme formel de formation ou d’équité salariale pour leurs employés.
  • 25 % d’entre eux sont des organismes à but non lucratif ou des coopératives.

L’utilisation de matériel, d’équipements et de décoration a été réduite. Lorsque requis, des éléments réutilisables ont été favorisés.

  • Le menu a été réfléchi de façon à éviter les surplus. Toutefois, le cas échéant, ceux-ci seront redistribués à un organisme.
  • Il s’agira d’un menu végétarien dont 75 % des ingrédients principaux ont été cultivés à moins de 100 km du lieu de l’événement. 75 % d’entre eux sont également certifiés biologiques ou équitables.

  • Des stations de tri des matières recyclables et compostables seront installées sur le site. Les matières résiduelles seront pesées de façon à dresser un bilan de la performance de tri.
  • Avec la collaboration de Société Traiteur et d’Altitude C, nous nous sommes engagés à ce qu’un maximum de 6 grammes de déchets par personne soit généré, soit l’équivalent d’un carré de sucre.

  • Le site est situé à proximité d’une station de métro et de plusieurs lignes de bus. Les invités sont incités à se déplacer en transport en commun, à vélo ou à pied.
  • Un autobus a été nolisé pour le déplacement des Représentants Fondaction qui assisteront à l’événement.
  • Les gaz à effet de serre générés par les déplacements des participants et des organisateurs seront calculés et compensés en double.

English version

Here are the information documents for the 29th Annual General Meeting of Shareholders of Fondaction (“AGM”):

How to attend the AGM and exercise my right to vote

This year’s AGM will be held on Thursday, September 19, 2024 at 4:30 p.m. at the Wilder Building – Espace danse at Quartier des spectacles located at 1435, Bleury Street in Montreal, and via Live Webcast at https://web.lumiagm.com/456600006.

You will therefore have the choice to attend the AGM either in person or online using your smartphone, tablet or computer.

In both cases, you will be able to ask questions and submit your votes in real time.

You can also send your voting instructions before the AGM by completing the proxy form you received and available on Fondaction’s Shareholder Web Portal.

To participate and vote in person

Upon their arrival at the AGM, all shareholders and duly appointed proxyholders must present themselves at the TSX Trust Company (« TSX Trust ») registration table. A voting device will be provided to them at the AGM. If you are a shareholder and have already voted by proxy, you can still vote at the AGM. Your vote at the AGM will replace your proxy vote.

To participate and vote online

Shareholders and duly appointed and registered proxyholders will be able to attend the AGM online and vote in real time, provided they have an Internet connection and a control number, and follow the instructions below.

Make sure that the browser on your device is compatible and that you are using the most recent version of this browser. Chrome, Edge, Safari and Firefox are some of the browsers that are compatible. Please do not use Internet Explorer.

It is recommended that you log in to the AGM at least one hour before the AGM begins.

How to vote online

You can vote online in two ways:

  • during the AGM, via the virtual platform; or
  • by sending your form of proxy in accordance with the instructions indicated on said form.

To access the virtual platform

Step 1: You must login online at https://web.lumiagm.com/456600006.
Step 2: Click on “J’ai un numéro de contrôle”.
Step 3: Enter your unique 13-digit control number.
Step 4: Enter the password: “fondaction2024” (case sensitive).

If you are a Fondaction shareholder, your 13-digit control number is indicated on your form of proxy which you may access through your Fondaction online account at actionnaires.fondaction.com under the tab “Account\Archived documents\2024”.

If you have appointed a proxy to exercise your voting rights at the AGM and you use your control number to access the AGM and vote online, the proxy granted to the person you have designated will be revoked. If you do not wish to revoke your proxy, you must not vote at the AGM. You can still attend the meeting online by login in as a guest.

If you are a proxyholder but not a Fondaction shareholder, a control number was sent to you by email by TSX Trust after your registration as proxyholder with TSX Trust. If you did not receive this email, it means that you are not registered as proxyholder with TSX Trust. You or the shareholder who appointed you must therefore either:

  • complete the electronic form available at https://www.tsxtrust.com/control
    OR
  • contact TSX Trust at 1 866 822-1237 (toll free in Canada and the United States) or at 514 285-8807 (other countries)

no later than 5:00 p.m. on Monday, September 16, 2024 so that TSX Trust may provide you with a control number by email. This control number will enable you to log in to and vote at the AGM. Without a control number, you will only be able to log in to the AGM as a guest and will be unable to vote.

Participate in the AGM as a guest

Step 1: You must login online at https://web.lumiagm.com/456600006.
Step 2: Click on “Je suis un invité”.
Step 3: Enter your first name, your last name and your email address.

The instructions guide entitled “Guide to attend and vote at the AGM ” provides the steps for accessing the platform and the procedure for accessing the AGM documents, watching the live webcast, asking questions, proposing or seconding a motion to be voted on and vote.
Please note that the virtual platform was set up in French for Fondaction. However, certain fields will be displayed in your Web browser language. If your browser’s language preference is set to English, these fields will be displayed in English.

Election to two positions on the Board of Directors

Note : The nomination process is now closed.

Applications must be submitted and received by Fondaction no later than 5 p.m. on Friday, August 23, 2024.

How can I be nominated for a position?

First, please read the following document entitled “Nomination Process (PDF)”:

Then, download the following Nomination Form and fill it in on your screen:

Once the Nomination Form is completed, choose one of the following three options to send it:

  • Option 1:
    Send the form unsigned, to the following email address: avislegal@fondaction.com.
    You will then be requested by Fondaction to sign your form using a digital signature through an email and text message.
  • Option 2:
    Print the form, physically sign it, and send a scanned copy by email to the following email address: avislegal@fondaction.com.
  • Option 3:
    Print the form, physically sign it and send it by regular mail to the following address:
    Fondaction
    2175 De Maisonneuve Boulevard East, Suite 103
    Montreal, Québec H2K 4S3

N.B.: The form must be sent by email or regular mail and received by Fondaction no later than 5:00 p.m. on Friday, August 23, 2024. For details, please refer to the “Nomination Process” document whose link appears above.

Environmental and social practices implemented as part of the event

Fondaction achieved Level 4 of the Bureau de normalisation du Québec’s responsible event management standard for its 29th annual general meeting of shareholders.

To achieve this level of performance, measures have been taken in the areas of supplier selection, reduction and reuse of materials, waste management, menu development, and reduction and offsetting of greenhouse gas emissions.

Niveau 4 atteint

  • 100% of our suppliers have a branch office within 100 km of the venue.
  • 88% have a formal training or pay equity program for their employees.
  • 25% of them are non-profit organizations or cooperatives.

The use of materials, equipment and decoration has been reduced. Where necessary, reusable elements have been favoured.

  • The menu has been carefully designed to avoid surpluses. However, any surplus will be donated to a charity.
  • The menu will be vegetarian, with 75% of the main ingredients grown within 100 km of the venue. 75% of these will also be certified organic or fair trade.

  • Sorting stations for recyclable and compostable materials will be installed on site. Residual materials will be weighed to compile a sorting performance report.
  • Working with Société Traiteur and Altitude C, we committed to producing a maximum of 6 grams of waste per person, equivalent to one sugar cube.

  • The site is close to a subway station and several bus lines. Guests are encouraged to travel by public transport, bicycle or on foot.
  • A bus has been chartered for Fondaction Representatives attending the event.
  • Greenhouse gases generated by the travel of participants and organizers will be calculated and offset twice.

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